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Comment utiliser Glowbl lors d’une assemblée générale ?

par Charlotte
Assemblée générale par visioconférence

Le savez-vous peut-être déjà, il est désormais possible d’utiliser la visioconférence pour réunir certaines assemblées générales et prendre des décisions. Dès lors que le système proposé a été validé et qu’il respecte certaines règles, comme devoir assurer l’identité des participants à distance, il peut être très facile de déployer l’usage. Si vous optez pour Glowbl, voici comment faire.

Créez votre salle virtuelle pour l’assemblée générale

Qu’il s’agisse de la totalité ou d’une frange de participants qui seront à distance, il convient de leur aménager le lieu où ils pourront se connecter pour prendre part à l’assemblée générale. Les salles créées avec Glowbl sont dotées d’un nom et peuvent être complètement personnalisées avec le logo de l’entreprise ou de la régie.

Lire aussi : AG de copropriété : la visioconférence désormais possible

Invitez et identifiez les participants à distance

Pour convier les participants à distance, rien de plus simple : vous leur envoyez l’adresse de la salle virtuelle, c’est-à-dire le lien de connexion à la salle virtuelle. Pour rejoindre l’AG en ligne, ils devront se connecter avec l’adresse email que vous aurez autorisée. Cela vous permet de vous assurer de la bonne identité des participants (actionnaires, copropriétaires…). En outre, les journaux de connexion que nous vous fournissons vous précisent les heures et temps de connexion de chacun.

Lire aussi : Le recours à la visioconférence pour les AG en SA et SARL

Retransmettez l’assemblée générale

S’il s’agit d’une assemblée générale hybride, il est important que les connectés puissent bien suivre ce qui est dit en présentiel. Inversement, si ces derniers souhaitent s’exprimer, l’audience doit les entendre. L’option la plus simple consiste à disposer d’un seul ordinateur portable, manipulé par l’animateur de la séance (le président, le président du syndic…). Ce dernier se connecte à la salle virtuelle avec les autres participants en ligne et il allume la webcam qu’il dirige soit vers l’audience, soit vers lui. S’il le souhaite, il peut connecter plusieurs animateurs avec plusieurs ordinateurs et plusieurs webcams pour retransmettre plusieurs angles.

Pour assemblée générale en visioconférence, utilisez une pieuvre

Afin de retransmettre un son net et sans écho, nous recommandons fortement de ne pas utiliser le son de l’ordinateur, peu adapté en dehors d’un usage personnel. Il suffit de brancher une pieuvre sur l’ordinateur, idéale pour les visioconférences de groupe : l’audience en présentiel entendra parfaitement les participants à distance qui souhaitent prendre la parole, tandis que les personnes connectées écouteront de manière fluide les échanges.

Pour vous équiper, Glowbl peux vous fournir une pieuvre : contactez-nous.

Partagez les documents préparatoires

N’hésitez pas à ajouter en ligne les documents préparatoires de l’assemblée générale ainsi que l’ordre du jour. Les participants à distance pourront suivre le déroulé sans quitter l’écran de l’ordinateur. C’est l’animateur qui n’aura qu’à passer les slides au fur et à mesure que la séance avance.

Créez les interactions entre le virtuel et le présentiel

Assurez-vous de jeter un œil régulier au chat sur votre espace en ligne, là où les participants à distance peuvent réagir. L’animateur peut relayer les questions. Il est aussi possible de donner la parole à distance : ainsi, le participant active sa webcam et son micro pour réagir, commenter ou poser une question à l’oral. Grâce à la pieuvre, tout le monde entend comme s’ils étaient réunis.

Si les participants à distance sont peu nombreux, vous pouvez les laisser activer par défaut la webcam et le micro pour leur permettre d’interagir directement de vive voix. Nous recommandons cette configuration jusqu’à 10 participants à distance.

Enfin, n’hésitez pas, si vous en avez la possibilité matérielle (câble HDMI, grand écran…), de projeter la salle virtuelle face à l’audience présente : elle pourra voir les personnes connectées et lire les messages du chat en temps réel.

Organisez le vote à distance

Lorsqu’il s’agit de voter, l’animateur veillera à bien prendre en compte le choix des personnes connectées. A l’organisateur de voir comment il souhaite procéder :
– Vote via le chat,
– Vote via webcam et micro,
– Vote via un lien donné dans le chat qui renvoie vers un outil de vote dédié.

Glowbl propose une solution innovante et des offres adaptées à vos besoins. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à prendre contact avec nos équipes.