Carif Oref Auvergne-Rhône-Alpes : répondre aux enjeux de la fusion des régions

BUSINESS CASE – Le Carif Oref Auvergne-Rhône-Alpes organise ses webinars sur Glowbl pour répondre à des problématiques diverses liées notamment à la fusion des régions qui ont redessiné la carte de leur zone d’intervention, mais également à de nouvelles stratégies.

A proposCarifOrefARR_logo

Le Carif Oref Auvergne-Rhône-Alpes* est un Groupement d’Intérêt Public (GIP) dont les membres fondateurs sont l’Etat, la Région Auvergne-Rhône-Alpes et les partenaires sociaux (organisations d’employeurs et syndicats de salariés). Il s’adresse aux professionnels des champs de l’orientation, de la formation et de l’emploi, mais il remplit également un rôle d’information auprès du grand public.

Depuis deux ans, le groupement utilisait Glowbl pour retransmettre ses conférences sous forme de livestreams interactifs. Le succès de ces événements hybrides rassemblant en moyenne plus de 150 participants conjugués à de nouveaux objectifs à atteindre l’ont amené à envisager entre mars et juin 2017 quatre webinars portant sur des thèmes destinés principalement aux acteurs professionnels de l’orientation, du conseil en évolution professionnel (CEP), de la formation :

1. “Référencer son offre de formation dans les bases des Carif Oref” principalement destiné aux organismes de formation,

2. “L’évolution de la VAE pour les diplômes du ministère du Travail” orienté vers les conseillers en évolution et orientation professionnelle,

3. “L’outil Repères Métiers” adressé aux professionnels de l’orientation, de la formation et de l’emploi, plus particulièrement aux conseillers des opérateurs CEP,

4. “L’évolution de la VAE pour les diplômes de l’Education nationale” orienté vers les conseillers en évolution et orientation professionnelle,

 

Secteur d’activité

Education, formation

 

Problématique du Carif Oref Auvergne-Rhône-Alpes

Elle portait sur plusieurs axes qui ont stratégiquement convergé au même moment : l’agrandissement du territoire élargissant le nombre d’utilisateurs concernés mais également les distances qui les séparent, la volonté d’avoir une démarche proactive auprès des utilisateurs et les mutations sociales et économiques liées au numérique.

En effet, la réforme territoriale qui est effective depuis le 1er janvier 2016 a débouché sur une nouvelle carte des régions, notamment la fusion des régions Rhône-Alpes et Auvergne, avec ainsi un plus grand périmètre géographique à couvrir.

Quels étaient les objectifs précis des organisateurs en prenant en compte cette nouvelle stratégie et ce nouveau cap avec les outils digitaux ? Jérôme Tarlin, Chargé de mission Information au sein de Carif Oref Auvergne-Rhône-Alpes répond :

– Présenter de manière rapide des dispositifs, des outils, sans que les acteurs aient à se déplacer,

– Diversifier les supports de professionnalisation,

– Essayer de toucher un plus large public en proposant un nouveau format plus court,

– Capter de nouveaux utilisateurs pour leur donner l’envie de poursuivre dans des parcours de professionnalisation,

– Traduire la volonté d’utiliser les outils numériques pour être au plus près des besoins des utilisateurs.

 

Glowbl en réponse à cette problématique multiple

Pour s’adapter aux besoins exprimés par le Carif Oref Auvergne-Rhône-Alpes, Glowbl a misé sur sa force principale : reproduire en ligne toutes les interactions d’une conférence ou d’une présentation physique. Cet élément différenciant était la clé pour proposer un nouveau format de formation à distance.

Qui dit formation, dit interactivité. Les sujets très spécialisés traités dans les webinars impliquent nécessairement beaucoup de questionnements de la part des auditeurs. Il était donc impératif de ne pas freiner cet élan et de leur donner la possibilité d’envoyer leurs questions par chat de manière très facile, tout en les mettant à disposition directe des intervenants pour y répondre.

Et la flexibilité en plus, contrairement à une salle de conférence où les places sont limitées : le nombre de participants est illimité et l’accès était public et gratuit. Toute la communication réalisée par le Carif Oref Auvergne-Rhône-Alpes ne reposait sur aucune contrainte en matière d’espace pour accueillir plus d’une centaine de participants.

 

Un accompagnement et des formations à l’outil sur-mesure

En quête d’une solution numérique mais aussi de contact humain, le Carif Oref Auvergne-Rhône-Alpes s’est tourné vers Glowbl avec une demande précise : être accompagné tout au long du process.

Pourquoi ? D’une part pour maîtriser l’outil, pousser l’usage le plus loin possible pour gagner en interactivité et permettre d’avoir des équipes agiles, quel que soit l’interlocuteur. Car la fusion des régions a logiquement élargi l’équipe susceptible de coordonner les webinars.

Deux personnes de Glowbl, à savoir une de l’équipe commerciale et l’autre de l’équipe qualité, ont accompagné le Carif Oref Auvergne-Rhône-Alpes dans les formations, les tests techniques et le matériel à utiliser pour une expérience optimale. En effet, paramétrer correctement son micro ou sa webcam, utiliser à bon escient les fonctionnalités de prise de parole ou de partage de contenus et faire un filage des séquences du webinars sont des pré-requis conseillés pour que tout cela se passe au mieux. L’équipe de Glowbl a encouragé le groupement à prendre l’outil en main, seule la pratique permettant une plus grande fluidité dans l’exécution du scénario plus ou moins complexe.

Selon le chargé de mission, “la prise en main des fonctionnalités d’échange est simple et rapide. Les fonctionnalités plus avancées demandent plus de travail pour les maîtriser et pour proposer un contenu fluide à l’utilisateur.”

L’utilisation de base de Glowbl a d’ailleurs été un atout pour inviter très facilement des professionnels à rejoindre la plateforme en cliquant simplement sur l’URL d’accès.

 

Des webinars innovants, car vraiment interactifs

Chaque webinar a été conçu de telle sorte que des présentations et des moments de questions-réponses se sont succédés pour alimenter un vrai dialogue entre les participants et les intervenants.

Les auditeurs ont simplement envoyé leurs interrogations par chat public. Cette fonctionnalité a été très utile pour proposer des ressources complémentaires (sites internet, documents, etc…) et des questionnaires. Cette facilité de participation a débouché sur un grand nombre de messages, que l’équipe du Carif Oref Auvergne-Rhône-Alpes a dû traiter en direct ou après les webinars.

 

Des contenus variés

Grâce à une utilisation répétée de la plateforme, les intervenants ont pu exploiter les possibilités de Glowbl et gagner en originalité. Ils ont d’ailleurs été quatre lors d’un webinar à prendre successivement la parole et passer au centre de la scène au-dessus des contenus partagés grâce à la fonction Spotlight.

Et ces contenus ont été variés : des partages d’écrans et de documents PDF. En allant plus loin, il a également été possible de partager des présentations PowerPoint, des vidéos YouTubes et des images. Cette variété a ouvert  le champ des possibles pour rendre les webinars attrayants et moderniser le format proposé de manière plus classique.

Jérôme Tarlin précise que chaque webinar a été une expérience différente : “L’un nous a permis de tester Glowbl avec l’utilisation de la fonction basique de diffusion d’un PDF, l’affichage des Conférenciers en plein écran et les échanges par chat, tandis que le troisième nous a permis d’utiliser davantage les possibilités de Glowbl comme le partage d’écran pour passer plus facilement d’une application à une autre.

 

Des rôles bien définis

Autre facteur de succès : la scénarisation des rôles. En effet, chaque partie prenante du Carif Oref Auvergne-Rhône-Alpes a eu un rôle défini au cours des événements pour remplir des fonctions précises. Avec un outil proposant des fonctionnalités très variées comme Glowbl, il est nécessaire, tout comme pour une manifestation physique, d’attribuer des missions.

– Les Conférenciers : ils prennent la parole au cours du webinar, grâce à leur micro et leur webcam, ce sont les principaux acteurs de l’événement vus et entendus de tous. Ce sont des intervenants du Carif Oref Auvergne-Rhône-Alpes ou des partenaires.

– Les Modérateurs : ils remontent toutes les questions de l’audience posées par chat auprès des Conférenciers pour qu’ils puissent répondre en direct, ou plus tard.

– Les Spectateurs : ils suivent les interventions et ont la possibilité d’interagir en posant des questions, en consultant les réseaux sociaux des autres participants ou en chattant en privé avec ces derniers.

Un support technique a même été mis en place en parallèle : plusieurs personnes du Carif Oref Auvergne-Rhône-Alpes et de Glowbl étaient chargées de veiller à la qualité et à remonter les éventuels problèmes comme des interruptions de son ou d’image pour accompagner les participants. Chacun a sa manière s’est impliqué, de sorte que le public a facilement identifié les rôles des organisateurs.

 

Les retombées des webinars

L’équipe du Carif Oref Auvergne-Rhône-Alpes a été très satisfaite car la série de webinars a permis d’élargir leur audience, de mobiliser plus facilement et plus rapidement les professionnels du secteur et de promouvoir leurs autres services et outils. Cette démarche leur a également permis, indirectement, de communiquer sur leur capacité d’adaptation aux contraintes des acteurs.

Les utilisateurs, quant à eux, ont apprécié l’expérience de participer à des événements vivants et interactifs. Le tout premier webinar a même donné l’occasion d’animer les échanges d’une communauté du réseau social IODA, un outil d’échange entre professionnels de l’orientation, de la formation et de l’emploi en Auvergne-Rhône-Alpes.

Au total, plus de 400 connexions ont été enregistrées sur l’ensemble des quatre webinars avec une très forte participation dès la première session au  cours de laquelle le nombre d’utilisateurs connectés simultanément a atteint 190. Le temps de connexion moyen a, quant à lui, dépassé l’heure, ce qui traduit un fort intérêt de la part des auditeurs.

“Ce format est, pour les utilisateurs, une nouveauté et leur évite de perdre du temps dans les déplacements. Par ailleurs, ils ont la possibilité de poser des questions et d’obtenir rapidement les réponses.”

Jérôme Tarlin

Le Carif Oref Auvergne-Rhône-Alpes capitalise sur ces webinars et propose des replays accessibles depuis ses sites internet. La richesse des questions posées a alimenté une base qui a permis de créer a posteriori des FAQ, également disponibles en ligne. La fonctionnalité d’enregistrement de Glowbl pourra offrir encore plus d’avantages pour proposer, pourquoi pas, des tutoriels séquencés.

 

*Le Carif Oref Auvergne-Rhône-Alpes est issu du regroupement du Carif Oref Auvergne et du PRAO, au 1er septembre 2017, suite à la fusion des régions Auvergne et Rhône-Alpes.

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