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[DOSSIER] Tout savoir sur les séminaires d’entreprise en ligne

par Justine Humblot
Tout savoir sur les séminaires à distance

Les séminaires d’entreprise permettent de rassembler les salariés d’une même entreprise en dehors de leur milieu professionnel, lors d’une journée ou plus. Mais dans le contexte actuel, la digitalisation des séminaires est devenue une réalité. Il faut donc s’adapter. Comment organiser un séminaire en ligne ? Quels sont les différents types de séminaires à distance ? 

Sommaire

Les différents modèles de séminaires

Organiser un séminaire digital : les bonnes pratiques

Les différents modèles de séminaires

Le séminaire d’entreprise vise avant tout à créer ou entretenir la cohésion d’équipe, à échanger, fédérer, récompenser, sensibiliser ou encore challenger les collaborateurs d’une même organisation. On parle aujourd’hui de séminaire de team building. Plusieurs types de séminaires se distinguent en fonction des collaborateurs réunis et des objectifs fixés :

  • Le séminaire de travail. L’objectif majeur est de travailler sur les projets de l’entreprise, de les faire évoluer en réunissant plusieurs collaborateurs d’une entreprise dans un même lieu. Des personnes extérieures à l’organisation peuvent également y participer. Le séminaire de travail favorise les échanges d’idées pour un travail efficace.
  • Le séminaire d’intégration. Il s’agit d’accueillir les nouveaux arrivants pour les aider à prendre leurs marques et à découvrir la culture de l’entreprise.
  • Le séminaire de formation. Pour rester compétitif, il est important de former régulièrement les salariés à de nouvelles compétences, ou de mettre à jour les compétences déjà acquises. C’est tout l’intérêt du séminaire de formation.
  • Le séminaire de motivation et de cohésion. Plus ludique, ce type de séminaire vise à motiver les salariés, à booster leurs performances en leur permettant d’échanger dans un climat plus détendu, en dehors de leur environnement professionnel. De quoi tisser des liens et renforcer l’esprit d’équipe.
  • Le séminaire de direction. Celui-ci réunit uniquement les dirigeants d’entreprises et les cadres supérieurs afin de faire le bilan et de définir les nouvelles orientations stratégiques de l’entreprise pour l’avenir.
  • Le séminaire de management. Managers, cadres et autres responsables de services ou d’équipes se retrouvent pour réfléchir aux enjeux de leurs postes, aux messages qu’ils doivent véhiculer auprès des salariés et aux nouvelles compétences à acquérir pour y parvenir.
  • Le séminaire des commerciaux. La force de vente est le sujet principal de ce séminaire réunissant tous les commerciaux d’une même entreprise ou d’un même groupe. Il s’agit de faire le bilan de l’exercice passé et de réfléchir à des pistes d’amélioration et des objectifs précis pour l’exercice à venir.

À lire aussi : Comment organiser un brainstorming efficace ?

Organiser un séminaire digital : les bonnes pratiques

Dans le contexte actuel, les événements d’entreprise n’échappent pas au phénomène de la digitalisation. Pour ne pas mettre à mal la cohésion d’équipe et tenter de garder le lien malgré la distance, les séminaires d’entreprise se transforment en séminaires en ligne. Avec l’instauration de la distanciation sociale, il n’est plus question de réunir les collaborateurs dans un même endroit, mais plutôt de créer des séminaires à distance, en regroupant les équipes de manière digitalisée. 

Au même titre qu’un séminaire classique, organiser un séminaire digital impose une bonne préparation. Comment s’y prendre ? Voici quelques bonnes pratiques à suivre.

Établir des objectifs précis

Avant toute chose, il est primordial de savoir pourquoi vous organisez ce séminaire en ligne : former les équipes, accueillir les nouveaux collaborateurs, parler bilan et futures orientations stratégiques, renforcer la cohésion d’équipe, etc. En fonction des objectifs définis, vous pouvez définir le modèle de séminaire qui correspond le plus à vos besoins. Le nombre de participants va également se préciser. 

Une fois cette première étape réalisée, vous disposez de votre base. Il ne reste plus qu’à détailler les contours de l’animation de votre séminaire.

Utiliser une plateforme de séminaire en ligne adaptée

En fonction de vos objectifs, certaines plateformes de réunions en ligne sont plus adaptées que d’autres. Si vous vous orientez plutôt vers un séminaire de motivation et de cohésion, il est important que votre plateforme puisse laisser place à des réactions, à des activités diverses et à des temps de networking. L’idéal est de pouvoir alterner entre des temps en sous-groupes et des plénières qui réunissent l’ensemble des collaborateurs. Un outil comme Glowbl est dans ce cas tout indiqué, afin de créer les conditions d’un évènement interactif au plus proche de la réalité. 

Si le séminaire vise uniquement à donner la parole au chef d’entreprise afin qu’il puisse s’adresser à distance aux collaborateurs, une plateforme de webinar simple ou de streaming suffit. Enfin, s’il s’agit de former les collaborateurs, un outil de classe virtuelle est alors la meilleure option.

Soigner le format

Un séminaire en ligne ne permet pas de capter la même attention que lors d’un séminaire en présentiel. Bruits parasites et autres distractions peuvent en effet venir perturber vos collaborateurs en télétravail. Il est donc indispensable d’adapter le format des contenus, des interventions ou des animations proposées. 

L’idéal est de ne pas dépasser trois heures de web séminaire. Surtout, prévoyez des pauses régulières afin de garder l’attention des équipes tout au long de l’évènement. Si plusieurs interventions sont prévues, il est préférable de les limiter chacune à 10-15 minutes maximum. 

De même, si vous devez présenter des chiffres, favorisez les graphiques et accompagnez-les, dans la mesure du possible, d’images et de mots-clés. De manière générale, plus vos présentations seront concises et agréables à regarder, plus les salariés seront attentifs.

Proposer des activités ludiques

Pour ne pas perdre vos collaborateurs durant le séminaire, faites-les participer au maximum. Plusieurs activités ludiques peuvent être adaptées, telles qu’un sondage pendant le temps du séminaire, une séance de brainstorming en temps réel, un escape game virtuel ou encore des jeux de société en ligne (Pictionary, quiz musical, etc.). 

Au-delà de capter l’attention, ces activités permettent de stimuler la créativité, de favoriser l’esprit d’équipe et de créer une atmosphère détendue pour faire connaissance de manière originale. Autre atout de ces animations, et non des moindres : elles permettent de créer du rythme, primordial pour mener un team building en ligne.

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Recueillir les feedbacks

Au même titre qu’un séminaire classique, il est vivement conseillé de recueillir les retours des salariés ayant participé au séminaire digital. Via un sondage, par exemple, vous pouvez leur demander les moments qu’ils ont le plus/le moins appréciés, les pistes d’amélioration, les idées qu’ils ont retenues ou appréciées, etc. 

À partir de ces feedbacks, des comptes-rendus à partager à toute l’organisation peuvent être établis, afin que les réflexions qui ont émergé durant votre séminaire ne tombent pas dans l’oubli et soient, au contraire, mises en avant dans une démarche d’évolution permanente.

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